Распоряжение администрации г. Липецка от 17.04.2014 N 277-р "Об утверждении Инструкции о ведении делопроизводства в администрации города Липецка"

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ЛИПЕЦКА

РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 17 апреля 2014 г. № 277-р

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ВЕДЕНИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ЛИПЕЦКА

В целях установления общих требований документационного обеспечения управления, учета и сохранности документов для структурных подразделений администрации, совершенствования делопроизводства:
1. Утвердить Инструкцию о ведении делопроизводства в администрации города Липецка (приложение № 1).
2. Поручить департаментам администрации города Липецка: экономического развития (Лысов А.В.), финансов (Мигита В.А.), образования (Павлов Е.Н.), культуры (Долгих В.П.), по физической культуре и спорту (Корвяков В.В.), жилищно-коммунального хозяйства (Корвяков Н.Ф.), градостроительства и архитектуры (Губанов Е.А.), транспорта, дорог и благоустройства (Новиков Н.А.), территориального управления (Фомин К.Г.) при методической помощи архивного управления администрации города Липецка разработать Инструкции о ведении делопроизводства и согласно утвержденному графику представить на рассмотрение объединенной экспертно-проверочной и методической комиссии архивного управления (приложение № 2).
3. Признать утратившими силу:
- распоряжение главы города Липецка от 14.05.2009 № 850-р "Об утверждении Инструкции о ведении делопроизводства в администрации г. Липецка";
- распоряжение администрации города Липецка от 05.10.2009 № 164-р "О внесении изменений в распоряжение главы города Липецка от 14.05.2009 № 850-р".
4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителей главы администрации города Липецка.

Глава города Липецка
М.В.ГУЛЕВСКИЙ





Утверждена
распоряжением
администрации города Липецка
от 17 апреля 2014 г. № 277-р

ИНСТРУКЦИЯ
О ВЕДЕНИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ЛИПЕЦКА

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Инструкция о ведении делопроизводства в администрации города Липецка (далее - Инструкция) устанавливает единые требования к подготовке, обработке, контролю исполнения, хранению и использованию документов в администрации города Липецка (далее - администрация города).
1.2. Инструкция разработана в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (далее - ГОСТ Р 6.30-2003), утвержденным постановлением Госстандарта России от 03 марта 2003 года № 65-ст, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Росархива от 23 декабря 2009 года № 76.
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами в администрации города независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, контроль исполнения, хранение и использование документов, осуществляемые с использованием системы электронного документооборота (далее - СЭД).
1.4. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с секретными документами и документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения.
1.5. Порядок работы с документами, установленный Инструкцией, обязателен для всех работников администрации города. Работники администрации города несут персональную ответственность за невыполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов.
1.6. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в структурных подразделениях администрации города возлагается на их руководителей.
Руководитель структурного подразделения определяет лицо, ответственное за ведение делопроизводства, которое обеспечивает сохранность, учет, прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
Ответственность и обязанность по ведению делопроизводства в администрации города определяются должностной инструкцией.
1.7. Передача документов, их копий по запросам сторонних организаций допускается с разрешения руководителя структурного подразделения.
1.8. Руководители структурных подразделений администрации города в случае увольнения сотрудника или его перехода на другую работу обеспечивают полную передачу по акту всех находящихся у него на исполнении, контроле или хранении документов лицу, его замещающему, или иному должностному лицу. В случае отсутствия таковых документы передаются непосредственному руководителю.

2. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

В Инструкции применяются следующие основные понятия:
Автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
Вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
Делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;
Документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
Документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот администрации города;
Документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
Дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности администрации города;
Делопроизводитель - лицо, ответственное за ведение делопроизводства администрации города или ее структурного подразделения;
Документальный фонд администрации города или ее структурного подразделения - совокупность документов, образующихся в процессе деятельности администрации города и структурных подразделений;
Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в администрации города или ее структурных подразделениях, с указанием сроков их хранения;
Оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
Подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
Реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
Регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
Формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;
Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда РФ и последующей передачи в архивное управление администрации города Липецка на хранение;
Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения администрации или структурного подразделения, предназначенный для их учета, раскрытия содержания и оперативного поиска.

3. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ПОДГОТОВКЕ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

3.1. БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ
При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать ряд требований и правил, обеспечивающих их юридическую силу, целесообразность и обоснованность, оперативное исполнение и использование.
Служебные документы печатаются на бланках. Бланки документов должны иметь поля не менее (мм):
- левое - 25;
- правое - 10;
- верхнее - 20;
- нижнее - 20.
Расположение реквизитов на бланке должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003.
В администрации города применяются следующие виды бланков:
- постановление администрации города Липецка;
- распоряжение администрации города Липецка;
- бланк письма главы города Липецка;
- бланк письма администрации города Липецка;
- общий бланк администрации города Липецка;
- бланк письма структурного подразделения администрации города Липецка.
Общий бланк используют для печатания любых видов документов, кроме писем (например: заявка, список, информация, план мероприятий, уведомление, справка, доверенность, акт, отчет, ходатайство, правила, приглашение, протоколы заседаний коллегии администрации, протоколы оперативных совещаний у главы города и заместителей главы администрации и др.).
Документы, создаваемые совместно двумя или более структурными подразделениями, оформляются без бланка.
Бланки изготавливаются на белой бумаге форматов А4 (210 x 297 мм) и А5 (210 x 148 мм) и печатаются черной краской на основе продольного или углового расположения реквизитов с помощью компьютерной техники (приложения № 1 - 6).
В зависимости от расположения реквизитов используются угловые и продольные бланки. Использование углового или продольного бланка не влияет на юридическую силу документа.

3.2. ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие реквизиты, которые используются при подготовке и оформлении документов:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.

Герб
Изображение герба при продольном расположении реквизитов находится в центре верхнего поля, а при угловом расположении реквизитов - в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием организации-автора.

Вид документа
Вид документа указывается во всех документах, кроме писем, - постановлениях, распоряжениях, протоколах, служебных (докладных) записках, актах, справках, заключениях и др., печатается прописными буквами, полужирным шрифтом, вразрядку, например: ПРОТОКОЛ, СПРАВКА, АКТ, ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА.

Дата документа
Дата документа может быть оформлена двумя способами:
- цифровым в последовательности: день месяца, месяц, год: 05.04.2013;
- словесно-цифровым способом: 05 апреля 2013 г.
Дата оформляется без кавычек.
Датой документа может быть дата:
- подписания документа (в приказах, распоряжениях, постановлениях, докладных записках, письмах);
- утверждения документа (в положениях, инструкциях, правилах, регламентах и др.);
- заседания (в протоколах);
- события (в актах).
Если авторами документа выступают несколько организаций (две или более), то датой документа считается дата последнего подписания.

Регистрационный номер документа
Регистрационный номер - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу для его учета и последующего поиска. Регистрационный номер проставляется одновременно с датой документа от руки или с помощью механического нумератора.
На документах, авторами которых выступают несколько организаций, номера документов проставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо):

553-01-10/01-6-25

Ссылка на регистрационный номер и дату документа
Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который направляется ответ.

Адресат
В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.
Каждая из частей реквизита "Адресат" печатается с новой строки через 1 межстрочный интервал. Длина строки ограничивается правой границей текстового поля.
При направлении документа в организацию или ее структурное подразделение указывается полное наименование организации или организации и структурного подразделения в именительном падеже, например:


Администрация Липецкой области
Управление государственной службы и кадровой работы

Допускается центрировать все строки реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.
Должность и фамилия должностного лица, которому адресован документ, указываются в дательном падеже, инициалы ставятся перед фамилией, например:


Генеральному директору
ЗАО "Авиастар-СП"
А.П.Сергееву

или


Администрация Липецкой области
Правовое управление
главному консультанту
О.В.Павловой

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:


Муниципальные образовательные
учреждения города Липецка

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляют список рассылки, в котором указываются наименования организаций с их адресами.
В соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи установлена следующая последовательность написания элементов почтового адреса:
- наименование адресата (наименование организации - юридического лица, для гражданина - фамилия, имя, отчество);
- название улицы, номер дома, номер квартиры;
- название населенного пункта (города, поселка);
- название района;
- название республики, края, области, автономного округа (области);
- название страны (для международных почтовых отправлений);
- почтовый индекс.
При адресовании документа в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:


Агентство недвижимости "Шанс"
Краснознаменная ул., д. 8,
г. Липецк, 398031

При адресовании документа физическому лицу указываются фамилия и инициалы (инициалы после фамилии), затем почтовый адрес, например:


Андрееву С.И.
Газина ул., д. 15, кв. 6,
г. Липецк, 398600

Утверждение документа
Утверждение документов производится проставлением грифа утверждения в правом верхнем углу первого листа документа. Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, указан в приложении № 7.
Гриф утверждения оформляется следующим образом:


УТВЕРЖДАЮ
Глава города Липецка
Подпись Инициалы, фамилия

При утверждении документа постановлением, распоряжением, приказом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.


УТВЕРЖДЕНО
Постановлением администрации
города Липецка
от ______________ № ________

Резолюция
Резолюция - надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое им решение. Текст резолюции должен содержать: фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения, срок исполнения.
Резолюция обязательно подписывается и датируется руководителем. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Заголовок к тексту
Заголовок - краткое изложение содержания документа. Он должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста.
Заголовок должен грамматически согласовываться с наименованием вида документа.
Например: Приказ (о чем?) о приеме на работу; должностная инструкция (кого?) главного специалиста-эксперта.
Заголовок составляется автором документа. Заголовок отражает краткое содержание документа и согласуется с его наименованием. Заголовок писем, положений, текстовых приказов отвечает на вопрос "о ком?", "о чем?", имеет форму отглагольного существительного с предлогом "о", "об" и кавычками не выделяется. Заголовок не должен превышать двух строк (допускается до 4). Точка в конце заголовка не ставится.

Отметка о контроле документа
Поступающие в адрес главы города Липецка, заместителей главы администрации города документы, требующие исполнения и подготовки ответа, подлежат постановке на контроль. Отметка "КОНТРОЛЬ" проставляется на верхнем поле документа справа с помощью штампа или от руки буквой "К" с указанием даты исполнения документа.